Tenere in perfetta efficienza la vostra Gmail

 

Sono un grande fan del mondo Google, e lo utilizzo in pieno, sia nelle sue funzioni gratuite, che in quelle a pagamento (che comunque sono a basso costo), passando per quelle sponsorizzate. Considero ad esempio la Gmail, ovvero la Google Mail, che nel mese di aprile 2013 ha compiuto 9 anni, il miglior sistema di posta elettronica al mondo. Se avesse anche la possibilità di integrare la certificazione s/mime senza plug-in di terze parti, sarebbe il sistema perfetto anche per la posta elettronica certificata (PEC).

In ogni caso, mi accorgo sempre più spesso che molti utilizzatori della Gmail (la maggior parte a dir la verità) non la sanno usare. Ad esempio, non sanno che è importantissimo svuotare la cartella della Posta in Arrivo archiviandone il contenuto letto e non sanno che è vietato usare la Gmail come archivio dati salvando bozze con allegati (si rischia la chiusura dell'account). Questi due semplici esempi richiamano un problema assai diffuso ovvero quello del sottoutilizzo delle potenzialità di un sistema.

Quando si accede alla Gmail tramite uno smartphone o da un tablet, via rete mobile, il processo si rallenta se la "cartella" Posta in Arrivo è stracarica. Inoltre, è importante per la propria produttività, differenziare ciò che è importante, ciò che è stato già letto e può essere utile conservarlo, e ciò che invece può essere eliminato. Pertanto è fondamentale che, manualmente o con i filtri, etichettiate le vostre email e le archiviate, togliendole così da "Posta in arrivo".

I seguenti passi servono a convincervi e rassicurarvi sullo "svuotamento" della "Posta in arrivo".

In realtà in Gmail esiste una sola cartella, quella chiamata "Tutti i messaggi". Le altre sono solo etichette, anche la "Posta in Arrivo" è un'etichetta. Qual'è il vantaggio di questa scelta? Quello di poter avere etichette multiple su di un solo messaggio senza creare copie inutili. Inoltre, potendo applicare più etichette allo stesso messaggio, sparisce la necessità di una struttura ad albero (che comunque è disponibile in Gmail, anche se solo recentemente), che serviva appunto a racchiudere sotto un unico elemento comune più conversazioni.

Archiviare le email quindi non significa altro che rimuovere l'etichetta "Posta in arrivo" dalla mail. Quindi non dovete avere paura di "svuotare" la vostra "Posta in arrivo" in quanto di fatto non perdete nulla, è tutto sotto "Tutti i messaggi".

Un altro elemento che distingue la Gmail dai concorrenti, sono le conversazioni, introdotte nel 2004 e attivabili o disattivabili dalle "Impostazioni" nella scheda "Generali". La cosa che più si avvicina al concetto delle conversazioni sono gli argomenti nei forum (thread) che permettono di seguire e ripercorrere tutto il filo logico di una conversazione senza per questo per forza riportarla in calce alle singole email.

La funzione più importante della Gmail rimane in ogni caso la funzione di ricerca, perché, essendo la Gmail completamente indicizzata, consente di cercare in un lampo un qualsiasi termine in tutta la vostra posta. Attualmente la ricerca funziona digitando il testo nel campo tra la scritta Google e la lente d'ingrandimento e dalla prima lettera digitata mostra in ordine: i contatti che la contengono, la cronologia delle ricerche già effettuate che la contengono, i suggerimenti di parole esistenti nel database che la contengono e la possibilità di cercarla nel web. Se volete potete usare anche le funzioni avanzate di ricerca ed eventualmente definire dei filtri automatici che verranno applicati sia alla posta che già avete sia a quella in entrata o in uscita, meglio ancora se usati per applicare etichette e "liberare" la Posta in arrivo.

Ricordatevi inoltre che la Gmail è l'applicazione di Google nata per le email. Se la usate per altri scopi, soprattutto per quelli che esistono in altre applicazioni Google ("cose da fare", documenti, bozze, salvataggio files, foto, ecc.) rischiate che il vostro account venga chiuso o sospeso. Vi invito ad esplorare il mondo Google (accessibile dalla barra nera in alto in ogni finestra di Gmail) per sfruttarne tutte le applicazioni: Google+ per le condivisioni Social, Maps per la ricerca nelle mappe, Play per acquistare libri, musica e app, youtube per condividere filmati, News per le ultime notizie, Drive per il disco cloud di Google con incorporato la gestione documenti virtuali, Calendar per la gestione dell'Agenda, e tanto altro non riportato immediatamente quale ad esempio Google Tasks e Google Keeps per le "cose da fare".

Le informazioni che avete appena letto sono frutto della mia lunghissima esperienza, e sono state confermate dal blog di Filie Wiese, ex Ingegnere Google.